Eine aktuelle Studie von McKinsey & Co. hebt einen wichtigen Trend hervor: Heutige Käufer stellen präzise Erwartungen an ihr digitales Einkaufserlebnis, wobei sie besonders Wert auf Personalisierung und sofortige Verfügbarkeit legen.
Trotzdem werden viele Vertriebs-E-Mails sofort gelöscht – ungeöffnet und ungelesen. Aber warum? Ihnen fehlt das gewisse Etwas, um das Interesse der Empfänger zu wecken. Dieser Leitfaden soll das ändern. Wir werfen einen Blick darauf, wie man überzeugende Vertriebs-E-Mails verfasst, die nicht nur geöffnet werden, sondern auch zum Handeln motivieren. Außerdem stellen wir Ihnen vier Metriken vor, mit denen sich der Erfolg von Vertriebs-E-Mails messen lässt.
Vertriebs-E-Mails und Marketing-E-Mails im Vergleich
Vertriebs-E-Mails sind der digitale Händedruck, den ein Vertriebsmitarbeiter einem Kunden gibt. In einer personalisierten und überzeugenden Botschaft kombinieren Sie Elemente der Präsentation, Überzeugung und Konversion. Marketing-E-Mails richten sich dagegen an ein breiteres Publikum und sind in der Regel kampagnenbezogen.
Vertriebs- und Marketing-E-Mails haben ein gemeinsames Ziel: Käufer auf eine sinnvolle Art und Weise anzusprechen, die dann zur Konversion führt. Ihr Erfolg hängt davon ab, eine Botschaft zu formulieren, die sich an der Customer Journey orientiert und sicherstellt, dass diese Botschaft gut ankommt und positiv aufgenommen wird.
Zu den häufigsten Fallstricken vieler Vertriebs- und Marketing-E-Mails gehören schlechtes Timing, unklare Botschaften und der Eindruck von Spam. Glücklicherweise können Vertriebsteams diese Probleme heute mit Hilfe von KI und Automatisierung leicht lösen.
Welche Arten von Vertriebs-E-Mails gibt es?
E-Mails sind nach wie vor ein schnelles und anpassungsfähiges Kommunikationsmittel. Sie eignen sich ideal, um neue Interessenten anzusprechen, ihr Interesse zu prüfen, in Kontakt zu bleiben oder Termine zu vereinbaren.
Bemerkenswert ist, dass 82 % der Käufer bereit sind, sich mit Vertriebsmitarbeitern zu treffen, die proaktiv auf sie zugehen. Dies unterstreicht das Potenzial effektiver Vertriebs-E-Mails, Türen zu öffnen, Kontakte zu knüpfen und Geschäfte abzuschließen. Werfen wir einen Blick auf einige der am häufigsten verwendeten Arten von E-Mails.
Vertriebs-E-Mails zum Prospecting
Mit Prospecting-E-Mails versuchen Vertriebsmitarbeiter, Leads zu finden und ihr Interesse zu wecken. Ziel dieser E-Mails ist es, den Grundstein für eine Beziehung zu legen.
E-Mails für die Kaltakquise
Kaltakquise-E-Mails richten sich an Interessenten, die Ihre Marke noch nicht kennen. Der erste Eindruck dieser E-Mails ist daher sehr wichtig. Um sich von der Masse abzuheben, muss Ihre E-Mail bereits in der Betreffzeile fesseln, sonst verfehlt sie ihr Ziel.
Werbe-E-Mails
Werbe-E-Mail-Kampagnen stellen ein besonderes Angebot in den Vordergrund. Sie zielen in der Regel darauf ab, neue oder wiederkehrende Kunden zu gewinnen, den Verkaufszyklus zu beschleunigen oder den Empfänger zu einer sofortigen Handlung zu bewegen. Gewähren Sie unwiderstehliche Rabatte, zeitlich begrenzte Sonderangebote oder andere exklusive Kaufanreize? Dann versenden Sie eine Werbe-E-Mail.
E-Mails für Sales Pitches
Sales Pitch-E-Mails beinhalten das Angebot Ihres Unternehmens und zeigen, warum Ihr Produkt einzigartig ist und welchen Nutzen es für neue Kunden hat. Nutzen Sie diese Art von E-Mail, um zu betonen, wie Sie mit Ihrem Produkt auf die Bedürfnisse des Unternehmens eines Prospects eingehen und zur Verbesserung der Situation beitragen können.
So verfassen Sie erstklassige Vertriebs-E-Mails
Überraschenderweise bevorzugen 80 % der Käufer die Kommunikation per E-Mail. Allerdings ist es nicht einfach, in einem überfüllten Posteingang die Aufmerksamkeit des Empfängers zu gewinnen. Die Ansprache Ihrer Zielgruppe, die Darstellung des Nutzens, die Wahl der richtigen Betreffzeile und die Personalisierung der E-Mail können hier den entscheidenden Unterschied ausmachen.
Werfen wir einen Blick darauf, wie Sie Ihre Vertriebs-E-Mails besonders hervorheben können.
1. Ihre Zielgruppe kennen
Denken Sie bei der Erstellung Ihrer E-Mail daran, dass ihr Erfolg von der Personalisierung abhängt. Massen-E-Mails können den Ruf Ihrer Marke schädigen. Recherchieren und segmentieren Sie also Ihre Leads. Je mehr Informationen Sie zur Verfügung haben, desto persönlicher und effektiver können Sie Ihre E-Mails gestalten.
Künstliche Intelligenz (KI) für die Zielgruppen-Personalisierung nutzen
KI-gestützte Vertriebstools analysieren Kundendaten von Trends bis hin zu Präferenzen in Sekundenschnelle. Sie können Ihnen beim Verfassen von Erst- und Nachfass-E-Mails helfen, die so klingen, als hätten Sie sie selbst geschrieben. Adnan Zijadic von Gartner betont, dass generative KI das Verständnis der Zielgruppe vertieft und die Vertriebstechnologie von einem einfachen Tool zu einem wertvollen Teammitglied macht. Dieser Ansatz ermöglicht es, E-Mails individuell auf die Interessen und Bedürfnisse jedes Empfängers zuzuschneiden und so die Öffnungsrate zu steigern.
2. Den Wert verstehen, den Ihr Unternehmen bietet
Der B2B-Vertrieb ist einem hart umkämpften Wettbewerb ausgesetzt. Dabei ist es wichtig zu wissen, was Ihr Produkt oder Service auszeichnet. Ein präziser Mehrwert, der gezielt an die richtige Person gerichtet ist, fesselt die Aufmerksamkeit, indem die einzigartigen Vorteile, die zu erwarten sind, hervorgehoben werden.
3. Die richtigen E-Mail-Elemente einbeziehen
Um die Aussicht auf Konversion zu maximieren, müssen Sie bei der Erstellung einer E-Mail jedes Element sorgfältig gestalten. Jeder Teil des Textes muss flüssig sein, um Leser zur gewünschten Handlung anzuregen.
Überzeugende Betreffzeilen für Vertriebs-E-Mails verfassen
Die Betreffzeile Ihrer E-Mail ist der erste Eindruck, den Sie hinterlassen. Sie sollte Dringlichkeit schaffen, Interesse wecken und einen Mehrwert versprechen, um den Empfänger zum Weiterlesen zu bewegen. KI kann dabei helfen, überzeugende Betreffzeilen zu verfassen, was sich positiv auf die Öffnungsraten von E-Mails auswirkt.
Hier sind einige Beispiele, die Dringlichkeit, Attraktivität und Relevanz kombinieren und überzeugend wirken:
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Einleitung personalisieren
Gehen Sie in der Einleitung der E-Mail ohne Umschweife auf die Bedürfnisse des Prospects ein. Um einen direkten Bezug herzustellen, beziehen Sie sich auf den Namen, die Rolle, die Branche, die Problembereiche und die jüngsten Aktivitäten des Prospects. Ein solcher Grad an Individualisierung ist erforderlich, da 71 % der Verbraucher erwarten, dass Unternehmen personalisierte Interaktionen anbieten. Und es steht zudem viel auf dem Spiel: Drei Viertel der Konsumenten zögern nicht, bei Unzufriedenheit mit der persönlichen Ansprache die Marke zu wechseln.
Hier sind einige einleitende Zeilen, die bei Empfängern gut ankommen:
- Ihr kürzlich veröffentlichter Artikel zu [Thema] spricht wesentliche Punkte an und deckt sich mit den Lösungen, die wir hier entwickelt haben.
- Mir ist aufgefallen, dass [Name des Unternehmens] kürzlich sein 10-jähriges Bestehen gefeiert hat. Herzlichen Glückwunsch zu diesem beeindruckenden Meilenstein!
- Nach der kürzlich erfolgten Übernahme von [Name des akquirierten Unternehmens] durch [Unternehmen des Prospects] befindet sich [Unternehmen] zweifellos in einer Phase schnellen Wachstums und bedeutender Veränderungen.
Wenn Sie eine Empfehlung oder eine gemeinsame Verbindung haben, sollten Sie dies unbedingt erwähnen. Das stärkt das Vertrauen und reduziert die Skepsis des Prospects.
Schnell zur Sache kommen
Sie kennen den Wert, den Ihr Produkt oder Ihr Service bietet. Die Herausforderung? Sie müssen diesen Mehrwert schnell und prägnant im Haupttext Ihrer E-Mail vermitteln. Im Folgenden sind verschiedene Strategien aufgeführt, die Ihnen bei der Feinabstimmung und Darstellung des Wertes behilflich sind.
BASHO: Schwerpunkt auf Personalisierung
BASHO-E-Mails sind stark personalisierte E-Mails, die Sie an Entscheidungsträger senden können. Diese E-Mails können eine Antwortquote von 65 % erreichen, da sie direkt Personen ansprechen, die entscheiden, ob Ihr Produkt den Bedürfnissen des Empfängers entspricht. Konzentrieren Sie sich insbesondere darauf, die Botschaft auf die spezifische Situation oder die Leistungen des Empfängers zuzuschneiden, Ihre Sorgfalt unter Beweis zu stellen und Aufmerksamkeit zu erregen.
AIDA – Attention, Interest, Desire, Action: Punkten durch Aufmerksamkeit, Interesse, Verlangen und Handlung
Das AIDA-Modell veranschaulicht die Phasen, die Prospects bis zum Kauf durchlaufen. Beginnen Sie zunächst damit, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu wecken. Sprechen Sie als nächstes die Vorteile an, um das Interesse zu steigern. Wecken Sie dann das Verlangen des Empfängers nach Ihrem Produkt oder Service. Eine klare Handlungsaufforderung (CTA) rundet Ihre Botschaft ab und motiviert zum Handeln.
Before-After-Bridge (BAB): Veränderungen veranschaulichen
AB ist ein Storytelling-Modell für E-Mails, das sich besonders für Prospects eignet, die Ihr Produkt oder Ihren Service noch nicht kennen. Das Ziel ist, dass sie sich in einer bestimmten Situation wiedererkennen und feststellen, wie auch sie von diesem Problem betroffen sind. Beschreiben Sie beim Verfassen der E-Mail die aktuelle Situation (vorher) und das verbesserte Szenario nach dem Einsatz Ihres Produkts (nachher) und erklären Sie, wie Ihr Produkt die Lücke zwischen diesen beiden Zuständen überbrückt (Brücke). Die E-Mail soll zeigen, wie sich das Leben des Prospects verbessern kann, indem sie die Vorteile Ihrer Lösung verdeutlicht.
Problem-Agitation-Solution (PAS): Problembereiche ins Visier nehmen
Wenn Sie die PAS-E-Mail-Formel verwenden, sprechen Sie unmittelbar das Problem an, mit dem Ihr Prospect oder Kunde konfrontiert ist. Machen Sie auf dieses Problem aufmerksam, indem Sie die negativen Auswirkungen in den Vordergrund stellen. Führt das Problem zu Frustration, Ablehnung, Verlust von Chancen oder zu anderen negativen Folgen? Abschließend sollten Sie Ihr Produkt als Lösung für das Problem herausstellen.
Features-Advantages-Benefits (FAB): Unterschiede hervorheben
FAB-E-Mails sind besonders dann ein effektives Mittel, wenn Sie den Wert Ihres Produkts oder Services überzeugend vermitteln und Ihre Prospects zum Handeln motivieren möchten. FAB steht für Eigenschaften, Vorteile und Nutzen. In diesen E-Mails sollten Sie detailliert beschreiben, was Ihr Produkt oder Service leistet (Eigenschaften), warum es besser ist als Alternativen (Vorteile) und wie es die Welt des Empfängers verändert (Nutzen).
Vier „C“ (Clear, Concise, Compelling, Credible): mehr Klarheit in E-Mails
Die vier „C“ stehen für eindeutig, prägnant, überzeugend und glaubwürdig. Bevor Sie also auf „Senden“ klicken, vergewissern Sie sich, dass Ihre E-Mail den vier „C“ entspricht. Ihre E-Mail sollte klar (clear) und leicht verständlich sein, knapp und auf den Punkt gebracht (concise) sein, überzeugend genug sein, um das Interesse des Empfängers zu wecken (compelling), und vertrauenswürdig (credible) sein, um Glaubwürdigkeit aufzubauen.
CTA: Eindeutige Handlungsaufforderung hinzufügen
Welche Aktion erwarten Sie von Prospects? Ihre Handlungsaufforderung (CTA) ist Ihr Schlusspunkt, der den Lesern das Handeln leicht und verlockend machen soll. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele, die Leser zum nächsten Schritt leiten:
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Ihre E-Mail-Signatur einfügen
Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mails mit Ihrer Signatur zu unterzeichnen und Ihre Kontaktdaten anzugeben. In Ihrer E-Mail-Signatur sollten Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und andere Kontaktmöglichkeiten angeben, die Ihre Prospects möglicherweise bevorzugen. Dazu gehören E-Mail-Adressen, Messaging-Plattformen, Social Media und berufliche Netzwerke wie LinkedIn.
4. Social Proof – Die Macht des sozialen Beweises
Steigern Sie Ihre Glaubwürdigkeit mit Referenzen und Erfolgsgeschichten und zeigen Sie Ihren Leads, dass sie sich in guter Gesellschaft befinden. Achten Sie darauf, dass Sie Fallstudien aus der gleichen Branche und der gleichen Unternehmensgröße auswählen.
5. Ihre E-Mail zum richtigen Zeitpunkt senden
Timing ist alles. Verwenden Sie E-Mail-Monitoring-Tools, um den besten Zeitpunkt für den Versand Ihrer E-Mails zu ermitteln und so die größtmögliche Wirkung zu erzielen. Gut geeignet sind Tools, die übliche Geschäftszeiten erfassen. Um Ihre Zielkunden effektiv zu erreichen, ist es in jedem Fall entscheidend, ihre Arbeitsweise und -zeiten genau zu kennen.
Wann sollten Sie eine Vertriebs-E-Mail senden?
Das Timing ist ebenso wichtig wie der Inhalt Ihrer E-Mail. Richtig eingesetzt sind Vertriebs-E-Mails vielseitige Tools, um Leads zu gewinnen, zu pflegen und zu konvertieren. Das richtige Timing funktioniert fast wie Gedankenlesen. Es ist entscheidend, potenzielle Kunden weder zu früh noch zu spät anzusprechen und so unnötige Irritationen oder fehlende Relevanz zu vermeiden.
Indem Sie Ihre E-Mails zum passenden Zeitpunkt versenden, demonstrieren Sie, dass Sie sich Gedanken über die Bedürfnisse Ihrer Kunden machen und ihnen Mehrwert bieten. Durch richtiges Timing kann aus einer gewöhnlichen Kontaktaufnahme ein bedeutungsvolles Gespräch werden.
Verwenden Sie Vertriebs-E-Mails wie folgt:
Sich oder Ihre Marke vorstellen
Diese erste E-Mail ist Ihre Chance, einen überzeugenden Eindruck zu hinterlassen. Sie wird am besten versendet, nachdem ein Prospect Interesse bekundet hat oder direkt nach einer Interaktion mit Ihrer Marke, wie z. B. dem Besuch Ihrer Website oder dem Herunterladen von Inhalten. Diese E-Mail gibt den Ton für die zukünftige Kommunikation an.
Verkaufsgespräch vereinbaren
Sobald ein Prospect sich für Ihre Inhalte interessiert oder damit interagiert, sollten Sie ein Verkaufsgespräch oder ein kurzes Telefongespräch vorschlagen. Ihre E-Mail kann als Brücke zu diesem Gespräch dienen, indem Sie aufzeigen, welche Vorteile Ihr Produkt oder Service mit sich bringt. Versenden Sie diese E-Mail, wenn das Engagement hoch ist. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn eine positive Interaktion oder Reaktion auf Ihre erste Kontaktaufnahme erfolgt.
Sonderangebote anbieten
Nutzen Sie die Anziehungskraft von Sonderangeboten oder zeitlich befristeten Angeboten, um unentschlossene Prospects zu gewinnen. Passen Sie dieses Angebot an das Interesse oder die früheren Interaktionen des Prospects mit Ihrer Marke an, um Ihr Verständnis und Ihr Wertversprechen zu demonstrieren. Der Zeitpunkt sollte auf die bekannten Entscheidungszeiträume abgestimmt werden, wie z. B. dem Ende eines Geschäftsquartals oder nachdem ein Interessent mit Ihren Inhalten interagiert hat.
Nachfassaktionen
Nachfassaktionen sind unerlässlich, um Vertriebsgespräche in Gang zu halten, insbesondere nach einem persönlichen Treffen oder einer Präsentation. Um die Verbindung aufrechtzuerhalten, sollten Sie Nachfass-E-Mails innerhalb von 24 bis 48 Stunden versenden. Ihre Nachfass-E-Mail sollte eine Zusammenfassung der Gesprächspunkte, die Klärung noch offener Fragen und die Angabe der nächsten Schritte enthalten.
Verwandte Ressource: So sieht erfolgreiches Kundenengagement aus
Erfolgsmetriken für Vertriebs-E-Mails
Indem Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer Vertriebs-E-Mails analysieren, können Sie Ihre Vertriebsstrategie gezielt optimieren und so Ihre Ergebnisse verbessern. Metriken für das Kundenengagement zeigen die Leistung von E-Mails und die Konversionsraten an. Aber warum ist es so wichtig, diese Messungen durchzuführen und welche Messungen sind von entscheidender Bedeutung?
1. E-Mail-Öffnungsrate
Die Öffnungsrate Ihrer E-Mails gibt Aufschluss darüber, wie gut Ihre Betreffzeile und das Image Ihrer Marke beim Empfänger ankommen. Eine hohe Öffnungsrate zeigt, dass Ihr Messaging erfolgreich beim Empfänger ankommt und Interesse weckt.
Öffnungsrate: Öffnungsrate = (Geöffnete E-Mails / Versendete E-Mails insgesamt – ohne unzustellbare E-Mails) x 100
2. Antwortrate
Nach dem Lesen Ihrer E-Mail misst die Antwortrate, wie viele Empfänger motiviert sind, ein Gespräch zu beginnen. Sie signalisiert direkt bestehendes Interesse und zeigt, dass Ihre Botschaft gut genug ankommt, um eine Reaktion zu verursachen.
Antwortrate = (Anzahl der Antworten / Gesamtzahl der zugestellten E-Mails) x 100
3. Durchklickrate auf Angebote (CTOR)
CTOR (Click-Through Rate on Offers) misst die Anzahl von Empfängern, die auf einen Link in Ihrer E-Mail geklickt haben. Mit ihr können Sie feststellen, wie überzeugend Ihre Handlungsaufforderungen (CTA) sind und ob Ihre E-Mail die Empfänger dazu ermutigt, den nächsten Schritt zu unternehmen.
CTOR = (Anzahl der Klicks / Anzahl der geöffneten E-Mails) x 100
4. Abmelderate
Anhand der Abmelderate können Sie die Interessen und Vorlieben Ihrer Prospects besser einschätzen. Ein Anstieg der Abmeldungen kann darauf hindeuten, dass der Inhalt nicht den Erwartungen oder Interessen der Prospects entspricht. Das bietet Ihnen Impulse, etwas zu verbessern.
Abmelderate = (Anzahl der Abmeldungen / Gesamtzahl der zugestellten E-Mails) x 100
A/B-Tests
Erwägen Sie A/B-Tests (auch Split-Tests genannt) für Ihre E-Mails, um deren Wirksamkeit noch präziser zu messen. Sie ermöglichen datengestützte Entscheidungen über E-Mail-Komponenten wie Betreffzeilen, Inhalte und CTAs. Indem Sie die Öffnungsraten, Abmeldungen und andere relevante Metriken von zwei E-Mail-Versionen vergleichen, die an ähnliche Zielgruppen geschickt wurden, gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse darüber, welche Elemente die besten Ergebnisse erzielen und welche weniger gut abschneiden.
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Um perfekte Vertriebs-E-Mails zu erstellen, bedarf es nicht nur aussagekräftiger Inhalte, sondern auch eines gut strukturierten Vertriebsprozesses, der durch KI-gestützte Automatisierung, umfassendes Sales Enablement und eine leistungsstarke CRM-Lösung unterstützt wird.
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